Приоритизируй: как Матрица Эйзенхауэра поможет успеть сделать все на свете

Психология

Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные дела, нужно правильно расставлять приоритеты. В этом помогает матрица Эйзенхауэра, самый продуктивный метод тайм-менеджмента американского президента

Расставьте приоритеты: как матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать все на свете

Фото: Кевин Ку/Unsplash

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты в выполнении важных дел и не тратить время на ненужные. Он подходит для всех, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать график, который не движется. Матрица состоит из четырех квадратов: срочное и важное, несрочное и важное, срочное и неважное, несрочное и неважное.

Расставьте приоритеты: как матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать все на свете

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределения дел по этому методу принадлежит 34-му президенту США Дуайту Эйзенхауэру, руководившему страной с 1953 по 1961 год. Эйзенхауэр считается одним из самых продуктивных президентов в истории США.

«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные дела не важны, а важные дела всегда несрочные». – Дуайт Эйзенхауэр

Метод Эйзенхауэра был разработан и популяризирован американским консультантом Стивеном Кови, который описал его в книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 г. Большинство людей выбирают срочные дела вместо важных. Ученые попросили участников выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые называли себя «занятыми». Но когда их попросили подумать о последствиях выбора конкретной задачи, они отдали приоритет важным вещам.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени это занимает у вас. После наблюдения положите перед собой список дел и задайте каждому из них по три вопроса:

  1. Была ли задача срочной для меня?
  2. Была ли она важна для меня?
  3. Я единственный, кто мог это сделать?
Читайте также:  Как понять по мужчине, что он счастлив

Ключевые слова “для меня”. Оценка и распространение должны основываться на результатах, которые нужны вам, а не вашим близким или коллегам.

Когда вы распределяете задачи по блокам, смотрите, в какой коробке их больше. Работайте с каждым квадратом последовательно. Двигаясь вперед, старайтесь держать не более восьми задач в квадрате, при этом личные и рабочие задачи учитываются вместе. И перед добавлением нового дела заполните одно из списка.

Квадрат 1 — срочные и важные

Быстро взяться за проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, пришедшую за три часа до срока, вылечить остро больной зуб — все это срочные и важные дела. Они требуют быстрой реакции. Обычно у таких задач есть сроки и ощутимые последствия, если они не будут выполнены вовремя. Сюда входят случаи, возникшие в результате кризиса или форс-мажора.

Если таких задач большинство. Вы можете быть в беде. Задачи в этом квадрате неизбежны, потому что всегда будут происходить ситуации и события, которые невозможно контролировать. Но если сосредоточиться только на срочных и важных вещах, можно «победить» хронический стресс, эмоциональное истощение и чувство потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции»: случаям четвертого квадранта.

Делать. Старайтесь оставлять здесь как можно меньше дел. Разработайте план достижения ваших текущих целей. Ставьте сроки, планируйте. В конце недели проанализируйте, что вам удалось сделать, какие результаты вы получили и что вы будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как их предотвратить. Например, поговорите со своим начальником, коллегами или клиентом о перераспределении рабочей нагрузки или изменении рабочего плана.

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в спортзале, изучение языков, обучение на образовательных курсах – это задачи, связанные не с решением проблем, а с личностным ростом. Эти действия помогают двигаться к долгосрочным целям с наиболее ценными результатами. У них может не быть срока или срока выполнения, поэтому мы часто заменяем важные несрочные задачи задачами из списка срочных.

Читайте также:  О чем гласит одна заповедь на все времена? Которую нужно всем усвоить в жизни

Если таких задач большинство. Вы тратите свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих вложений.

Делать. Это идеальная ситуация. Держите его и держите как можно дольше.

Квадрат 3 — срочные и неважные

Это включает в себя проверку электронной почты и обмена мгновенными сообщениями, отправку документов, мытье посуды и другие домашние дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но вряд ли это приблизит вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это суетой. Занятость мешает «настоящей работе».

Если таких задач большинство. В этом поле вы можете увидеть эффект срочности: вы можете почувствовать притяжение флажков рядом со списком вещей, которые почти ничего не значат для вас. Но в то же время есть ощущение, что ты этого не делаешь. Нарастающее недовольство собой и своей жизнью.

Делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службы доставки, личные помощники, ведение домашнего хозяйства, подрядчики. Если делегирование невозможно, уменьшите его влияние на расписание. Например, отключите уведомления о сообщениях, дайте понять другим, сколько времени вам нужно для задачи, и скажите «нет», когда это слишком много. Другой способ — заняться задачами в третьем квадранте, когда в первом и втором ничего нет.

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Это включает в себя просмотр сериалов, прокрутку ленты социальных сетей и сортировку электронных писем вместо того, чтобы отвечать на них. Это «убийцы времени» — мы часами занимаемся этими делами, но в конечном итоге не получаем от них никакой практической пользы. Конечно, желание отвлечься, расслабиться, полениться — естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за то, что он играл в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж нашли баланс между личным временем и напряженной работой президента.

В конечном счете, таймкиллеры мешают достижению важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Журнале прикладной психологии, доказывает это. Ученые обнаружили связь между временем, проведенным сотрудниками в свободное время, и их продуктивностью на следующий день. Исследователи обнаружили, что сотрудники, которые накануне долго смотрели шоу, пришли на работу в хорошем настроении. Но к концу недели его настроение ухудшилось, а мотивация падала. В то же время сотрудники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя спокойнее и мотивированнее.

Читайте также:  Транспортные контейнеры используются один раз, а потом десятилетиями ржавеют в порту? В Канаде решили эту проблему

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в колее. Из-за этого будет стресс и чувство бегства от проблем, бегства от проблем.

Делать. Установить время. Это поможет выявить основных таймкиллеров. Когда вы их найдете, подумайте, как их заменить или ограничить.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или блокнот. Неважно, разлинованные листы или нет, главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать макет более понятным, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Расставьте приоритеты: как матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать все на свете

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Тодоист. Приложение позволяет вам помечать задачи с четырьмя уровнями приоритета, которые вы можете фильтровать.

Расставьте приоритеты: как матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать все на свете

Тодоист. Приложение позволяет вам помечать задачи с четырьмя уровнями приоритета, которые вы можете фильтровать.

Понятие. Существует несколько способов стилизации массива в Notion. Например, создать базу данных с автоматическим присвоением тега задачам. Чтобы использовать такой массив, скопируйте авторский шаблон. Английский шаблон.

Расставьте приоритеты: как матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать все на свете

Матрица Эйзенхауэра в понятии

Эверноут. Это приложение для создания заметок. В нем есть шаблон матрицы, который вы можете настроить сами: выбрать цвета, задачи. Вы можете создать отдельную заметку с массивом для каждого месяца, недели или дня.

Расставьте приоритеты: как матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать все на свете

Матрица Эйзенхауэра на Evernote

Читайте также:

Как совмещать работу и личную жизнь. Лайфхак, который поможет стать счастливым

Станьте тайм-мастером: 15 приемов тайм-менеджмента

Этот метод поможет решить любые творческие задачи

Если вам понравился материал, подпишитесь на канал РБК Тренды в Яндекс.Дзен — это поможет нам развиваться!

Валерия Кузнецова
Главный редактор , psyban.ru
Психолог с многолетним стажем. Использую различные лайфхаки в личной жизни. Друзья постоянно говорят, чтобы я размещала свои советы в интернете. Будьте любимыми вместо со мной!
contact me
Оцените статью
psyban.ru
Добавить комментарий